C’est le challenge de ce début d’année ! Vous vous lancez dans l’organisation d’une course ou d’une manifestation de VTT ? Pour bien faire, il est indispensable de respecter toutes les démarches officielles à réaliser. On vous dit tout pour que vous n’omettiez pas d’obtenir toutes les autorisations nécessaires.

Une manifestation qui occupe la voie publique

Lorsque la manifestation VTT occupe une ou plusieurs voies publiques, il est indispensable de réaliser une déclaration auprès de la préfecture qui gère le territoire. Certaines préfectures vous donnent l’occasion de faire les démarches via leur site Internet. Pour faire votre demande, il vous faut remplir un document CERFA que l’organisateur signera. Il doit être accompagné de :

  • une liste des communes qui sont traversées par votre groupe
  • une liste précise des signaleurs présents pour diriger les concurrents et le public
  • un programme détaillé de la manifestation
  • le règlement de la manifestation
  • les dispositifs mis en place pour la sécurité et pour la protection de tous les participants
  • une attestation prouvant que votre manifestation est couverte par une police d’assurance
  • un document d’évaluation des impacts sur la nature en respect des recommandations de la norme NATURA 2000.

Si votre manifestation est à cheval sur différents départements, vous devez déposer autant de dossiers que de départements auprès des préfectures concernées. Si vous souhaitez de plus amples renseignements sur l’organisation d’un événement dans un lieu public, cliquez ici !

Les normes du réseau NATURA 2000

Natura 2000 est un réseau destiné à préserver les sites naturels et à protéger la faune et la flore locales. Il s’agit d’un réseau qui s’étend à toute l’Europe. Il est primordial pour garantir une grande diversité biologique et pour favoriser la multiplication des habitats destinés à accueillir des espèces variées. Il était surtout important de réussir à mettre au point une politique harmonieuse pour tous les pays de l’Union Européenne. NATURA 2000 est aussi garante du respect de l’environnement lors de projets d’aménagements ou de manifestations culturelles ou sportives. En organisant une manifestation pour VTT dans un cadre naturel, il est indispensable que votre projet n’entre pas en opposition avec les règles dictées par l’Union Européenne.

Au-delà de la protection de la nature et de ses habitants, NATURA 2000 est aussi l’occasion de mettre en valeur le patrimoine naturel des territoires français et de réveiller les consciences grâce à une sensibilisation des participants à votre manifestation VTT. La démarche d’incidence NATURA 2000 devient obligatoire dès lors que votre manifestation dépasse 300 participants ou tiers présents sur la journée, en prenant également en compte tous les organisateurs et signaleurs.

Le passage dans une forêt gérée par l’ONF

Si la manifestation VTT emprunte des forêts placées sous la protection de l’Office National des Forêts, vous devez obtenir une autorisation. L’ONF est le représentant officiel de l’État qui est le propriétaire des forêts concernées. Avant de faire la demande auprès de l’ONF, vérifiez :

  • le calendrier des périodes de chasse et les cartes du territoire afin de garantir la sécurité de votre manifestation
  • les incidences énoncées par NATURA 2000 et les zones qui sont formellement interdites ou déconseillées selon la saison
  • que vous avez bien établi des parcours détaillés visibles sur une carte IGN en indiquant le passage des participants, mais aussi les points d’accueil comme un point de contrôle ou un ravitaillement
  • un programme détaillé avec les horaires et le nombre de participants approximatif.

Pour obtenir l’autorisation de l’ONF, vous devez aussi fournir une attestation d’assurance pour responsabilité civile pour club ou association.

Prévoyez un délai de deux moins au moins pour obtenir l’autorisation de l’ONF, car il doit avoir le temps de vérifier les parcours proposés et de proposer des tracés alternatifs afin de protéger des lieux sensibles ou de dévier la manifestation d’un endroit potentiellement dangereux. Il vous faut également prévoir des lieux de stationnement qui se trouveront en dehors des forêts.

Les obligations des organisateurs

En obtenant les différentes autorisations en tant qu’organisateurs officiels, vous vous engagez également à sensibiliser les participants à votre manifestation au respect de l’environnement. Il est en particulier demandé de créer des zones pour récupérer les contenants de gels ou de produits énergétiques. Vous veillerez également à sécuriser les zones sensibles et à éviter que le public ne pénètre sur des lieux fragiles.

Pour cadrer les parcours et éviter que le public ne gêne le passage des concurrents, vous utiliserez de la rubalise facile à récupérer après la manifestation. D’ailleurs, à la suite de cet événement, vous laisserez les lieux propres et vous assurerez que les endroits fréquentés ne sont pas souillés par des déchets ou n’ont pas été dégradés. Les voies publiques sont remises en état dès la fin de la manifestation VTT.

Pour une buvette ou une animation musicale

Si vous souhaitez installer une buvette ou mettre en place une animation, vous devez faire une demande auprès de la mairie. La buvette nécessite l’obtention d’une licence au moins 15 jours avant la date de votre manifestation VTT. Assurez-vous également d’être en règle avec les normes d’hygiène et de distribution de boissons. Concernant l’animation musicale, la demande se fait auprès de la mairie ou de la préfecture. Vous devrez y indiquer le lieu de votre manifestation, le but, le ou les jours de déroulement et les horaires.

Qui peut organiser une manifestation VTT ?

Toutes les associations ont la possibilité d’organiser une manifestation VTT qui n’est pas compétitive. Elle ne doit pas comporter de classement. On pense notamment à une randonnée VTT ou une sortie cyclotouriste. En revanche, si vous souhaitez organiser une compétition sur la voie publique, votre association doit exister depuis au moins 6 mois et doit être affiliée à une fédération sportive.

Dans tous les cas, vous devez absolument obtenir toutes les autorisations avant d’organiser votre manifestation. Même si les démarches d’organisation peuvent paraître complexes, ce type de manifestation est une solution parfaite pour faire connaître votre association et les activités qu’elle pratique. C’est aussi l’occasion d’augmenter le nombre d’adhésions à son asso et de recruter de nouveaux membres ! Véhiculez une image positive et respectueuse de l’environnement afin de sensibiliser les participants à la nécessité de pratiquer le VTT tout en prenant soin du terrain de jeu naturel qui leur est offert.